20 maart 2020
In deze nieuwsflits:
- Informatie m.b.t. online- en cloud-based operations
- COVID-19 gerelateerde aspecten
Inleiding
- We krijgen momenteel veel vragen m.b.t. online- en cloud-based operations.
- Via deze nieuwsflits informeren we jullie hierover.
Online- en cloud-based operations: doen!
- We zijn een voorstander van online- en cloud-based operations, zowel m.b.t. de algemene bedrijfsvoering als de uitvoering van klantopdrachten.
- De huidige ontwikkelingen rondom COVID-19 onderstrepen nut en noodzaak. Het is nu tijd om respectvol afscheid te nemen van het ‘oude werken’ en de nieuwe mogelijkheden te implementeren.
Online- en cloud-based operations: toestemming geregeld
- Document ADR.PD.003 Proces- & Procedurevereisten is uitgebreid met artikel 14.
- Artikel 14 bepaalt dat online- en cloud-based operations zijn toegestaan en HOE e.e.a. dient te worden ingeregeld bij jouw organisatie.
- Conclusie: geen onzekerheid, je hebt toestemming en kan e.e.a. via document ADR.PD.003 uitleggen aan je opdrachtgevers.
Informeer je klanten m.b.t. je certificering bij ADR Register!
Het is belangrijk dat jouw opdrachtgevers weten dat je bent gecertificeerd bij ADR Register en wat dat voor hen betekent. We adviseren je de onderstaande bepaling (of een vergelijkbare bepaling) over te nemen in jouw algemene voorwaarden of opdrachtbevestigingen.
ADR Register
- (naam practitioner) is geregistreerd bij en gecertificeerd door ADR Register binnen de hoofdscope(s) (vul jouw hoofdscopes in, mogelijke hoofdscopes zijn: arbiter, conflictcoach, mediator, negotiator).
- Op alle dienstverlening van (naam practitioner) binnen de hiervoor genoemde hoofdscopes zijn de volgende ADR Register reglementen van toepassing:
- De hiervoor genoemde documenten worden op 1e verzoek toegezonden per email en staan gepubliceerd op de openbare website https://adr-register.com/nl/
Tips m.b.t. online- en cloud-based operations
Algemeen kader
- Borg dat invulling wordt gegeven aan het concept ‘Bewust, Bekend en Akkoord’ en leg dit vast, bijvoorbeeld in een procesdocument zoals een verslag.
- Zo voorkom je misverstanden en is e.e.a. achteraf controleerbaar, bijvoorbeeld bij klachtafhandeling of hercertificeringsaudit.
Hard- en software
- Werk met officiële hard- en software (‘trusted soft- & hardware’).
- Video conferencing kan via uiteenlopende software. ZOOM is enorm veelzijdig en biedt veel mogelijkheden, o.a. zijn afzonderlijke gesprekken (caucus) mogelijk en is ZOOM GDPR-proof.
- Skype is geschikt voor groeps en individuele video-gesprekken. Ook kunnen video chats worden gevoerd via Facetime and Whatsapp.
- Maak duidelijke afspraken over de geluids- en video opname’s, de opslag en het eventuele ander gebruik van de opname’s.
- Onder alle omstandigheden: sla bestanden nooit allen lokaal op! Bestanden worden bijvoorkeur in een cloud opgeslagen. Cloud opslag geeft 24/7 toegang ongeacht je locatie. Ook kunnen bestanden worden gekoppeld aan specifieke toegangsrechten, zodat bestandsdeling (bijvoorbeeld met je opdrachtgevers) correct kan worden toegepast. Veel cloud-opslag-toepassingen zijn gekoppeld aan een meervoudige back-up structuur, zodat verlies van data nagenoeg is uitgesloten. Zowel Microsoft (Office 365) als Google (Google apps) bieden professionele en betaalbare oplossingen.
COVID-19 gerelateerde aspecten
- Volg de richtlijnen van de nationale overheid van het land waarin je actief bent en de WHO.
- Vervang fysieke afspraken door online-(video) conferencing. Hiermee biedt je een volwaardig alternatief. Of: verplaats de fysieke afspraken naar een later moment.
- Annuleringen: wees kritisch t.a.v. annuleringen en crediteringen. Naar onze opvatting hoeven annuleringen niet zondermeer geaccepteerd te worden indien je een geschikt alternatief biedt. In lijn hiermee bestaat ook geen aanleiding om zondermeer creditering toe te passen.
- Instructie en ‘tijd-coulance’: het is een bijzondere tijd en veel opdrachtgevers hebben geen of onvoldoende ervaring met online- en cloud-based-operations. Ons advies is om waarnodig instructie te geven en begeleiding te bieden. Uiteraard kost dit tijd. Onze zienswijze: zie dat als een investering en ga er coulant mee om, en bereken het niet of slechts gedeeltelijk door.
Iets onduidelijk of loop je tegen problemen aan? Neem bijvoorkeur via mail contact met ons op en we helpen je verder!
Het is super druk momenteel, om die reden is het lastig om iedereen direct of uitgebreid persoonlijk te woord te staan, vandaar de vraag om te mailen. Alvast bedankt voor jullie begrip en medewerking.
Voor nu: na regen komt zonneschijn, hou een beetje rekening met elkaar, blijf gezond en juist nu: carpe diem!
Met hartelijke groeten,
Team ADR Register