Procedure vereisten voor ADR practitioners

PROCEDURE VEREISTEN VOOR ADR PRACTITIONERS
VERSIE 2: MEI 2018
(I) Practitioner en cliënt dienen voorafgaand aan de sessies prijs overeenstemming te hebben over het honorarium en eventuele bijkomende kosten, zoals reiskosten, locatie en dergelijke.

(II) Practitioner is verplicht om vooraf aan de cliënt aan te geven of de factuur wel of niet voor (gedeeltelijke) vergoeding door een (rechtsbijstand) verzekeraar in aanmerking komt, en, indien van toepassing, de cliënt te informeren over tegemoetkomingen en subsidies, zoals in Nederland de gefinancierde rechtsbijstand.

(III) Gedurende het gehele proces heeft practitioner het recht zijn / haar rol en de ADR scope te wijzigen.

Practitioner dient zich ervan te overtuigen dat cliënten voor de aanvang van het proces bekend en akkoord zijn met de rol en de scope, of aanvullend tussentijds indien tijdens het proces wijzigingen worden doorgevoerd.
(IV) Practitioner is verplicht een startdocument te produceren.

Het startdocument bevat tenminste:
(1) Omschrijving van de rol van de practitioner
(2) Toepasselijke ADR scope
(3) Honorarium & kosten
(4) Toestemmingsverklaring cliënt
(5) Toepasselijke voorwaarden & condities

Kwalificerende documenten zijn:
(a) ADR cliënt overeenkomst
(b) Opdrachtbevestiging, brief of email
(c) Ieder ander document dat bewijs levert van de opdracht
(V) Practitioner is verplicht een slotdocument te produceren.

Het slotdocument bevat tenminste:
(1) Omschrijving van de toegepaste ADR proces
(2) Uitkomst / resultaten van het proces
(3) Iedere andere belangrijke informatie met betrekking tot het proces en de uitkomst / resultaten
(4) Toepasselijke voorwaarden & condities

Kwalificerende documenten zijn:
(a) Vaststellingsovereenkomst
(b) Arbitraal vonnis
(c) Notulen, besluitlijsten
(d) Schriftelijke bevestigingen, brieven of email
(e) Ieder ander document dat bewijs levert van de uitkomst / resultaten
(VI) Practitioner voert een cliëntdossier, met een uniek identificatie nummer / markering per cliënt.

(VII) Practitioner laat de cliënt een evaluatieformulier invullen, na afloop van de laatste sessie of zo vaak als verder gewenst, en maakt ervan aantekening indien de cliënt hiervan afziet.

(VIII) Practitioner heeft een privacy verklaring en beleid. Indien de practitioner in de EU is gevestigd, dient de privacy verklaring te voldoen aan de European General Data Protection Regulation (GDPR).