Gedragsregels voor ADR practitioners

GEDRAGSREGELS VOOR ADR PRACTITIONERS
VERSIE: MEI 2016
DEEL A: ALGEMENE BEPALINGEN
1. DEFINITIES
1.1. De in dit reglement gebruikte begrippen hebben de betekenis zoals genoemd in de 'Global Network Group (GNG) lijst van begrippen & definities'.
2. NAAM
2.1. Dit reglement draagt de naam: Gedragsregels en procedure vereisten ADR Register (Global Network Group).
3.DOELSTELLING
3.1. Het bevorderen en handhaven van de kwaliteit van het handelen en het optreden van de certificaathouders, zulks in de ruimste zin van het woord.
4. TOEPASBAARHEID
4.1. De gedragsregels gelden voor alle ADR practitioners.
4.2. Een ADR practitioner kan zich niet onttrekken aan de gedragsregels.
4.3. Een geschorste ADR practitioner valt onder de werking van de gedragsregels.
4.4. Opzegging, beëindiging of royement van de certificering van de ADR practitioner, om welke reden dan ook, ontslaat de ADR practitioner niet van de toepasbaarheid van de gedragsregels voor zover en indien van de ADR practitioner zijn / haar handelen, doen of nalaten betrekking heeft op de periode waarin de certificering geldig was.
5. GESCHIKTHEID
5.1. De ADR practitioner behoort de hem / haar verstrekte opdracht(en) zorgvuldig en naar beste kunnen en vermogen uit te voeren.
5.2. De ADR practitioner behoort geen opdrachten te aanvaarden voor de uitvoering waarvan de ADR practitioner de vereiste deskundigheid mist, tenzij de ontbrekende kennis en/of ervaring aanwezig is bij één of meer door de ADR practitioner en met goedvinden van de principaal ingeschakelde collega ADR practitioner.
5.3. De ADR practitioner in persoon dient fysiek en mentaal in staat te zijn de opdracht uit te voeren.
6. BEVOEGDHEDEN
6.1. De ADR practitioner mag nimmer de indruk wekken meer bevoegdheden te hebben dan hem / haar feitelijk werd verleend.
7. VAKBEKWAAMHEID MEDEWERKERS EN/OF DERDEN
7.1. De ADR practitioner zal ervoor zorgen dat de bij hem / haar in dienst zijnde medewerkers een zo hoog mogelijke graad van vakbekwaamheid bezitten op diens vakgebied.
7.2. Het in het vorige lid bepaalde geldt eveneens voor door de ADR practitioner ingeleende of ingehuurde externe kennis, werkzaamheden of prestaties van derden anders dan de eigen medewerkers.
8. COLLEGIALE SCHADE EN/OF NADEEL
8.1. De ADR practitioner dient zich te onthouden van handelingen en/of gedragingen die collegae ADR practitioners en/of collega ADR practitioners (kunnen) schaden of nadeel (kunnen) berokkenen, zowel in het algemeen als in relatie tot hun principalen.
9. COLLEGIAAL AANBOD
9.1. De ADR practitioner zal over de door collegae aan hem / haar aangeboden opdracht een duidelijke uitspraak doen of de aangeboden opdracht hem / haar bekend was via andere betrouwbare bron.
9.2. Bij onbekendheid zal een redelijke samenwerkingsmodus worden overeengekomen.
10. ONDERLINGE MEDEDELINGEN
10.1. De mededelingen van ADR practitioners onderling en hun cliënten zullen steeds op een zakelijke verantwoorde en vertrouwelijke manier worden behandeld.
11. COLLEGIALE MEDEWERKERS
11.1. De ADR practitioner behoort zich ervan te onthouden medewerkers van collegae te bewegen tot het beëindigen van de werkrelatie met die collegae.
11.2. Indien echter een ADR practitioner wordt benaderd door medewerker(s) van collegae met oog op een mogelijke samenwerking of dienstbetrekking behoort de ADR practitioner deze mogelijkheid met betrokken collegae te bespreken alvorens een overeenkomst aan te gaan met bedoelde medewerker.
12. BEHOUD VAN NAAM EN FAAM
12.1. De ADR practitioner zal zich onthouden van uitlatingen tegenover derden waardoor de naam en faam van de bedoelde collegae kan worden geschaad.
13. COLLEGIALE GESCHILLEN
13.1. De ADR practitioner zal ten opzichte van zijn / haar collegae een fair standpunt innemen en eventuele geschillen in der minne trachten te schikken.
14. GEBRUIK ONDERSCHEIDENDE TITEL
14.1. Met inachtneming van het gestelde in deze gedragsregels alsmede met in achtneming van het functiegebied waarin de ADR practitioner is gecertificeerd, is het gebruik van de titel ADR practitioner niet aan beperkingen gebonden.
15. WERKWIJZE
15.1. De ADR practitioner vervult de door de opdrachtgever opgedragen werkzaamheden en/of taken op een integere, inzichtelijke en voortvarende wijze.
16. OPDRACHTOMSCHRIJVING EN PRIJS
16.1. De ADR practitioner komt altijd met de opdrachtgever(s) een opdrachtomschrijving overeen.
16.2. Indien de ADR practitioner werkt met algemene voorwaarden worden de algemene voorwaarden geacht deel uit te maken van de opdrachtomschrijving.
17. TOETSING
17.1. Op verzoek van de ADR practitioner, een collega van de ADR practitioner, de benadeelde of de opdrachtgever(s) kan het handelen, het doen of nalaten van de ADR practitioner, van meer ADR practitioners, van een groep ADR practitioners of van de collega(e) ADR practitioner(s) worden getoetst aan de gedragsregels en het reglement klacht- en tuchtrecht.
17.2. Toetsing geschiedt altijd en uitsluitend op basis van de gedragsregels en het reglement klacht- en tuchtrecht zoals geldend op het feitelijke moment dat de handeling of het doen of nalaten plaatsvond.
17.3. Toetsing geschiedt aan de hand van een klacht van een belanghebbende of de benadeelde.
17.4. GNG en/of iedere andere branche- en beroepsorganisatie, voor zover hun status blijkt uit geldige statuten van de organisatie, zijn bevoegd om, afzonderlijk of in commissie, bij afwezigheid van belanghebbende(n) of benadeelde(n) een klacht aanhangig maken teneinde te toetsen in het algemeen belang van de beroepsgroep.
18. PROCEDURE VEREISTEN ADR REGISTER
18.1. Alle certificaathouders zijn onderworpen aan de procedure vereisten ADR Register. Deze vereisten zijn van toepassing op alle certificaathouders.
19. BIJZONDERE BEPALINGEN
19.1. In alle gevallen waarin de gedragsregels niet specifiek voorzien geldt het uitgangspunt dat het optreden van de ADR practitioner in overeenstemming dient te zijn met het aanzien van het beroep zoals dat blijkt uit het relevante Certificatieschema en standaards waaronder mede begrepen alle onderliggende documenten en reglementen zoals vastgesteld door GNG alsmede dat het aanzien en het imago van het beroep en de beroepsgroep niet mag worden geschaad.
20. SLOTBEPALINGEN
20.1. Aansprakelijkheid. GNG aanvaardt geen aansprakelijkheid, in welke vorm dan ook, voor het handelen en/of optreden verband houdende met onderhavig reglement. GNG wijst iedere aansprakelijkheid nadrukkelijk van de hand.
20.2. Bevoegdheid. GNG is bevoegd tot het vaststellen en wijzigen van dit reglement.
20.3. Geheimhouding. GNG, de directie, de commissies alsmede de individuele commissieleden zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht jegens de GNG certificaathouders en/of derden met betrekking tot de kennis en/of de informatie omtrent bedrijven, GNG certificaathouders, instanties, organisaties en/of personen welke kennis en/of informatie tot hen is gekomen op grond van hun functie binnen GNG. Het schenden van de geheimhoudingsplicht is grond voor ontzetting uit de functie en ingeval van het zijn van GNG certificaathouder grond voor toetsing aan de gedragsregels op basis van het reglement klacht- en tuchtrecht.
20.4. Geschillen. Voor zover en indien dit reglement iets niet of onvolledig regelt en/of leidt tot een geschil is GNG bevoegd, onverlet het bepaalde in de statuten van GNG. Indien GNG geen besluit neemt ten aanzien van het geschil, wordt het geschil onderworpen aan mediation. Indien de mediation niet slaagt wordt het geschil aan de bevoegde Nederlandse rechter voorgelegd.
20.5. Meertaligheid. Bij meertaligheid prefereert de Engelse taal boven elke andere taal.
20.6. Wet. Uitsluitend de Nederlandse wetgeving is van toepassing.
DEEL B: AANVULLENDE BEPALINGEN ALLEEN VOOR MEDIATORS
21. INTRODUCTIE
Degenen die vertrouwt op toeval, moeten zich verbinden aan de resultaten van het toeval.
(President John Calvin Coolidge)

21.1. Alle ADR mediators zijn onderworpen aan de IMI gedragsregels zoals gepubliceerd op de website https://www.imimediation.org/ . Indien de ADR mediator niet is geregistreerd bij het IMI worden de IMI gedragsregels toegepast op basis van analogie; vervang in voorkomend geval het word IMI door ADR Register of ADR.
21.2. De IMI gedragsregels staan gepubliceerd op de IMI website https://www.imimediation.org/.
21.3. Vertrouwen ligt ten grondslag aan het mediationproces. Indien de partijen twijfelen aan de integriteit van de mediator ten aanzien van geschiktheid, diligence, zorgvuldigheid, neutraliteit, onafhankelijkheid, onpartijdigheid, eerlijkheid alsmede het vermogen om de vertrouwelijkheid te borgen, heeft mediation geen kans van slagen.
21.4. De IMI Code of Professional Conduct ("de gedragsregels) biedt de gebruikers van mediation diensten een beknopt overzicht van de ethische normen waaraan de mediator die zich heeft geconformeerd aan de gedragsregels dient te houden.
21.5. Indien de gebruiker de mening is toegedaan dat de gedragsregels door de mediator niet zijn toegepast kan een klacht aanhangig maken bij ADR Register of op basis van de ‘IMI Professional Conduct Assessment Process’.
21.6. IMI mediators zijn verplicht bekend te stellen bij de gebruikers welke gedragsregels van toepassing zijn bij het uitoefenen van de eigen mediationpraktijk. De mediator is niet verplicht met deze IMI gedragsregels te werken onder de voorwaarde dat de mediator zich alsdan conformeert aan andere gedragsregels en dit mededeelt aan de gebruiker.
22. DEFINITIES
22.1. Voor de toepassing van deze gedragsregels wordt mediation gedefinieerd als een proces waarbij twee of meer partijen een derde neutrale persoon (‘mediator’) benoemen met het doel hen te helpen via een niet-bindend dialoogvenster het geschil op te lossen en/of te komen tot een vaststellingsovereenkomst.
22.2. Een ADR/IMI mediator (ook wel de mediator in deze gedragsregels is een persoon:
  • waarvan de competentie in de praktijk van mediation is gecertificeerd door ADR/IMI, en
  • die is gemachtigd door ADR/IMI om de naam ADR/IMI naam en het ADR/IMI logo te gebruiken, en
  • waarvan het profiel is opgenomen op www.adr-register.com of op het IMI webportaal op https://www.imimediation.org/.
23. AANSTELLING VAN DE MEDIATOR
23.1. Indien een IMI-mediator niet voldoet aan de IMI certificatie – en/of onderhoudsvereisten is het gebruik van alle IMI titels, beeld- en woordmerken uitgesloten en is het profiel van de mediator niet meer zichtbaar op het IMI webportaal.
23.2. Onverminderd de toepasselijkheid vigerende lokale, nationale en internationale wet- en regelgeving presenteren en promoten de mediators de eigen praktijk op een waarheidsgetrouwe wijze. De mediators mogen vrijelijk citeren uit, en linken naar hun profiel op het IMI webportaal. Ook zijn de mediators vrij om het eigen profiel, of uittreksels daarvan, te repliceren voor de eigen professionele doeleinden.
23.3. Voordat de mediation begint stelt de mediator de partijen, bijvoorbeeld op basis van een verwijzing naar het eigen profiel op het IMI webportaal of in de mediationovereenkomst, in kennis van het volgende:
  • de eigen relevante achtergrond en ervaring
  • welke gedragscode door de mediator wordt toepast
  • welk klachtrecht op de mediator van toepassing is
  • de uitnodiging aan partijen om na afronding van het mediation proces feedback te leveren en mee te werken aan een onderzoek ten behoeve van klanttevredenheid
  • Of en zo ja, welke, beroepsaansprakelijkheidsverzekering door de mediator wordt gehouden ten behoeve van de eigen mediationpraktijk.
24. DILIGENCE, ONAFHANKELIJKHEID, NEUTRALITEIT, ONPARTIJDIGHEID
24.1. Mediators mogen iedere mediationopdracht aannemen waarin zij zich competent achten de opdracht naar behoren uit te voeren.
24.2. Mediators zijn gehouden iedere mediationopdracht te weigeren waarin, op welke wijze dan ook, de neutraliteit en de onpartijdigheid van de mediators in het geding is of kan komen. Dit plicht om dit uit te sluiten geldt voor de duur van het gehele mediationproces.
24.3. Het bestaan van omstandigheden die van invloed kunnen zijn, of lijken te zijn dan wel zouden kunnen zijn, op de onafhankelijkheid, de neutraliteit of de onpartijdigheid van de mediator betekent niet automatisch diskwalificatie van de mediator onder de strikte voorwaarde dat de omstandigheden tot volle tevredenheid van partijen zijn benoemd en bekend gesteld.
24.4. Mediators handelen altijd op een onafhankelijke, neutrale en onpartijdige wijze. Mediators handelen altijd op een onbevooroordeelde wijze, zijn eerlijk, bieden kwaliteit en behandelen alle partijen met respect.
24.5. Indien op enig moment de mediator niet in staat is om het proces op een onafhankelijke, neutrale en onpartijdige wijze uit te voeren, zal de mediator dit agenderen bij de partijen een aanbieden zich terug te trekken uit het mediation proces. Met dergelijke omstandigheden wordt ondermeer bedoeld:
  • het hebben van financiële of persoonlijke belangen bij de uitkomst van de mediation
  • het hebben van achterliggende, bestaande of toekomstige financiële, zakelijke professionele banden met enige in de mediation betrokken partij of de vertegenwoordigers ervan en waarvan de mediator zich bewust is
  • iedere mogelijke bron van bevooroordeling of partijdigheid met betrekking tot een persoon of organisatie die invloed heeft of kan uitoefenen op de mediator zodanig dat de de onafhankelijkheid, neutraliteit of onpartijdigheid, feitelijk of de schijn ervan, van de mediator in het geding kan brengen.
25. BELANGENCONFLICTEN
25.1. Mediators onderzoeken of bij hen conflicten tussen belangen, belangenverstrengeling of vooringenomenheid aanwezig zijn. De mediators hebben de permanente verplichting voor de duur van het gehele mediationproces dergelijke zaken te benoemen en te agenderen.
25.2. In aansluiting op een dergelijke benoeming en agendering zullen de mediators de op zich genomen taak terug geven indien een partij op grond van het voorgaande bezwaar maakt tegen het aanblijven van de mediator, tenzij een overeenkomst of gerechtelijk bevel of wet- en regelgeving het aanblijven van de mediator vordert. Indien dit laatste van toepassing is en de mediators zelf de overtuiging heeft dat het aanblijven de feitelijke onpartijdigheid schaadt wordt de mediators geacht de opdracht terug te geven.
25.3. Na de acceptatie van de mediation opdracht, en tot het moment dat de mediationopdracht is geëindigd, zal de mediator geen financiële, zakelijke, professionele, familiale of sociale relaties aangaan met partijen dan wel financiële of persoonlijke belangen aangaan of continueren die gevolgen kunnen hebben voor belangenvertsrengeling, partijdigheid of vooringenomenheid bij de mediator, dan wel daarvan de schijn opwekken, zonder een voorafgaande bekendmaking aan alle partijen en het verkrijgen van hun toestemming.
25.4. Tot 12 maanden na het beëindigen van een mediation is het de mediator niet toegestaan een bij de mediation betrokken partij te vertegenwoordigen in of te adviseren bij een mediation in dezelfde of hiermee samenhangende aangelegenheid tenzij alle bij de mediation betrokken partijen hiermee instemmen.
25.5. Optreden als neutrale persoon in een andere ADR procedure, bijvoorbeeld als mediiator of arbiter, waarin 1 of meer van de partijen is betrokken wordt niet aangemerkt als vertegenwoordiging of advies in de context van deze bepaling.
25.6. Na het beëindigen van een mediation zal de mediator nooit informatie verstrekken of bewijzen aanhalen of getuigenis doen, zulks verkregen vanuit de mediation, namens 1 of meer van de partijen bij het aanhangig maken van of bij het verweer voeren tegen een claim tegen 1 of meer andere partijen in dezelfde mediation tenzij de bewijzen en/of informatie niet langer vertrouwelijk zijn of alle partijen overeenstemming hebben over het verbreken van de vertrouwelijkheid.
26. MEDIATION PROCES
26.1. PROCEDURE
26.1.1. Mediators zullen zich ervan overtuigen dat de partijen en hun adviseurs bekend zijn met de karakteristieke kenmerken van het mediation proces en de rol van de mediator alsmede dat de kenmerken worden begrepen.
26.1.2. De mediator borgt dat voor de aanvang van de mediation de partijen bekend en akkoord zijn met alle condities en voorwaarden die het mediationproces regelen, waaronder mede begrepen de condities en voorwaarden voor de vertrouwelijkheid voor en tussen de mediator en de partijen.
26.1.3. Naar vast gebruik worden bedoelde condities en voorwaarden geregeld in een geschreven mediationovereenkomst tenzij de partijen anders besluiten of de omstandigheden hiertoe aanleiding geven.
26.2. EERLIJKHEID EN INTEGRITEIT VAN HET PROCES
26.2.1. Mediators geven uitleg over het mediation proces aan de partijen en hun adviseurs, en overtuigen zich ervan dat partijen instemmen met de geselecteerde mediator en het mediation proces tenzij toepasselijke wet- en regelgeving, een overeenkomst of een gerechtelijk bevel het gebruik van een bepaald proces of een bepaalde mediator vereist.
26.2.2. Mediators borgen dat indien pre mediation gesprekken plaatsvinden met de mediators alle partijen hiervan in kennis worden gesteld en gelijkwaardige mogelijkheden hebben om kwesties op deze wijze in te brengen.
26.2.3. Mediators leiden het proces met eerlijkheid naar alle partijen en borgen in het bijzonder dat alle partijen voldoende mogelijkheden hebben om hun inbreng te leveren, om te worden betrokken in het proces en de mogelijkheid hebben of krijgen om juridisch of ander advies in te winnen alvorens het proces af te ronden.
26.2.4. Mediators nemen doelmatige maatregelen om ieder wangedrag te voorkomen dat bereikte overeenstemming ongeldig maakt dan wel een onveilige omgeving creërt of verergert.
26.2.5. Mediators overtuigen zich ervan dat partijen op eigen wil overeenstemming bereiken en hierin standvastig zijn.
26.3. BEËINDIGING VAN HET PROCES
26.3.1. De mediator borgt dat partijen ermee bekend zijn dat iedere partij op ieder moment de mediation kan staken door het informeren van de mediator hieromtrent en dat toestemming hiervoor van 1 of meer andere partijen hiervoor geen voorwaarde is.
26.3.2. Mediators kunnen zich terugtrekken uit een mediation als de onderhandelingen tussen de partijen naar de opvatting van de mediators een onredelijk of illegaal karakter krijgt.
26.4. FEEDBACK
26.4.1. Tenzij ongepast gelet op de omstandigheden zullen mediators ten tijde van de afronding van de mediation de partijen en hun adviseurs alsmede eventuele co- en assistent mediators verzoeken om het IMI Feedback Request Form in te vullen en in te zenden naar de reviewer van de mediator zoals aangegeven in het IMI profiel van de mediator en zulks ter voorbereiding van het Mediator’s Feedback Digest.
26.5. HONORARIUM
26.5.1. Mediators maken voor de benoeming te aanvaarden met de partijen afspraken over het honorarium en de (door te belasten) kosten waaronder mede begrepen afspraken over de wijze van berekening van het honorarium en de kosten en de verdeling ervan over de partijen.
26.5.2. Indien de mediator zich terugtrekt uit de mediation is de mediator gehouden eventueel vooruitbetaald honorarium en kosten terug te betalen.
26.5.3. Mediators zullen nimmer suggeren dat het honorarium op enige wijze is gebaseerd of verband houdt met de uitkomst van de mediation.
26.6. VERTROUWELIJKHEID
26.6.1. Mediators zijn gehouden alle informatie en kennis zoals tot hen gekomen tijdens het mediation proces als vertrouwelijk aan te merken tenzij:
  • gedwongen worden tot het doen van een melding op basis van vigerende wet- of regelgeving, door een rechtbank of door een overheidsinstantie die over de noodzakelijke autoriteit en jurisdictie beschikt of
  • vereist krachtens artikel 27.1 van deze gedragsregels, in welk geval de ontvangers van de vertrouwelijke informatie worden verplicht zich te houden aan de vertrouwelijkheid, of
  • de specifieke informatie komt in het publieke domein (anders dan als gevolg van een melding door de mediator), of
  • de partijen ontslaan de mediator van de beperkingen met betrekking tot de vertrouwelijkheid, of
  • noodzakelijk voor de mediator teneinde verweer te voeren in elke procedure of vordering waarin de mediator aansprakelijk kan worden gesteld.
26.6.2. De mediator heeft desalniettemin toestemming om bekend te stellen te hebben opgetreden als mediators in eerder kwestie waarin 1 of meer van de partijen waren betrokken en welke partij(en) in de lopende kwestie eveneens partij is (zijn) zulks onder de voorwaarde geen bijzonderheden (inhoudelijke mededelingen) over de betreffende kwestie worden gedaan.
26.6.3. Mediators bespreken met de partijen voorafgaand of tijdens de aanvang van de mediation de vertrouwelijkheid en verkrijgen van partijen het akkoord met betrekking tot iedere communicatie en optreden van de mediator dat betrekking heeft op het verbreken van de vertrouwelijkheid door de mediator.
26.6.4. Het is mediators toegestaan om vertrouwelijke informatie, verkregen tijdens een mediation, te gebruiken of openbaar te maken indien de mediators zwaarwegende redenen hebben om aan te nemen dat hierdoor moord, ernstig fysiek letsel of ernstige schade kan worden voorkomen dan wel een misdrijf op handen is.
26.6.5. Alvorens tot bedoeld gebruik of openbaar making over te gaan, indien hiertoe niet gedwongen door wet- of regelgeving, zijn de mediators gehouden, indien mogelijk, zich tot het uiterste in te spannen de partijen, hun adviseurs en boven partijen gestelde organen, te overtuigen zodanig te handelen dat de situatie wordt hersteld en het bedoelde gebruik en/of openbaar making achterwege kan blijven.
27. KLACHTRECHT
27.1. Een IMI mediator kan zijn / haar Reviewer raadplegen over een beroeps-of ethische dilemma's.
27.2. Wanneer een IMI mediator is onderworpen aan deze gedragsregels heeft de partij die van mening is dat deze gedragsregels door de mediator worden geschonden het recht om een klacht in te dienen en hierdoor het IMI Professional Conduct Assessment Proces te activeren.
27.3. Deze IMI gedragsregels kunnen worden vastgesteld door een IMI mediator zonder onderscheid naar nationaliteit of professionele achtergrond.
27.4. Deze IMI gedragsregels zijn geïnspireerd door en gebaseerd op:
  • The Model Rule for the Lawyer as a Third Party Neutral of the CPR-Georgetown Commission on Ethics & Standards in ADR (2002)
  • Code of Conduct for Mediators of the UIA Forum of Mediation Centres (2003)
  • European Code of Conduct for Mediators of the European Commission (2004)
  • Model Standards of Conduct for Mediators (2005) adopted by AAA, ABA and ACR
  • Ethical Guidelines for Mediators of the Law Council of Australia (2006)
  • JAMS Mediators Ethical Guidelines
  • The Guidelines for the appointment of mediators, confidentiality and termination of the Chartered Institute of Arbitrators
  • The Swiss Rule of Commercial Mediation under Mediation Rules and Clauses
27.5. Naleving van deze gedragsregels vormen geen vervanging of diskwalificatie van enige wet- of regelgeving of reglementen voor individuele beroepen of andere meer uitgebreide gedragsregels die onder specifieke omstandigheden van toepassing zijn.